Services |     Project management

Project management

Vi bistår med vår spisskompetanse slik at din bedrift kommer seg trygt på plass i nytt kontorlokale.

First Mover Group kan bistå din bedrift gjennom alle fasene av opprettelsen av et nytt kontor. Prosjektering, behovsanalyse, prosjektstyring, utarbeidelsen av et arbeids- og kontorkonsept, byggteknisk rådgivning og prosjektinnkjøp hører alle til arbeidsområder der First Mover Group sine erfarne rådgivere bistår våre kunder.

  • Prosjektstyring

    Minimal driftsforstyrrelse

    Våre erfarne rådgivere styrer prosjektet gjennom styrings- og prosjektgrupper, slik at den daglige driften påvirkes minimalt. Prosjektet kan dra på erfarne rådgivere innenfor alle berørte felter.

    Opprettelsen av et nytt kontor er et omfattende og tidkrevende prosjekt. Mangel på erfaring og god planlegging kan føre til unødvendige kostnader, forsinkelser ikke minst tap av tid som skulle gått til de egentlige arbeidsoppgavene organisasjonen har. Vår prosjektplan er utviklet over mer enn 30 år og tar høyde for alle eventualiteter. Med mer enn 1000 sjekkpunkter glemmer vi ikke noe, og vi stiller med erfaren kapasitet til de oppgaver som skal utføres.

    Forutsigbare kostnader

    Våre systemer for å styre økonomien i prosjektet gir kunden full kontroll over alle kostnadspunkter som berøres igjennom prosjektet.

    Kommunikasjon

    Våre kundeundersøkelser indikerer at kommunikasjon og involvering av de ansatte i et prosjekt kan være tungen på vektskålen for om et prosjekt oppleves som vellykket eller ikke. Vi har utviklet en egen plattform for internkommunikasjon gjennom hele prosjektet. Her vil de ansatte bli holdt oppdatert om fremdriften i prosjektet, få svar på spørsmål om det som ligger dem nærmest: hvordan skal vi jobbe i de nye lokalene? Hvor skal jeg sitte? Hvordan blir kantinen? Hvem får tilgang til parkering? Er det garderobe? Hva med sykkelparkering? Osv. Vi skreddersyr og tilpasser denne plattformen til hvert prosjekt og gir alle ansatte tilgang. Dette sparer kundens egen prosjektgruppe for mye ekstra kommunikasjonsarbeid.

  • Workplace strategy – hvordan bør egentlig arbeidsplassen se ut?

    Spørsmålene

    Hvordan skal bedriften jobbe i nye lokaler? Åpent landskap? Cellekontorer? Hva med hjemmekontor? Skal vi ha underdekning? Aktivitetsbasert arbeidsplass, hva er det? Spørsmålene er mange når en bedrift skal velge måten å jobbe på i fremtiden og hvordan den nye arbeidsplassen skal se ut First Mover Group har en strukturert prosess for å navigere bedriften gjennom disse spørsmålene og utarbeide det riktige konseptet som tar bedriftens kultur og særegne faktorer med i beregningen.

    Sensoranalyse

    For å samle faktabasert informasjon til analysen gjennomføres en sensoranalyse av hvordan de ulike arbeidsområdene i de eksisterende lokalene faktisk brukes. En sensoranalyse sørger for et korrekt beslutningsgrunnlag og utfordrer ofte de etablerte sannhetene og mange subjektive meninger om hvordan kontorene benyttes i dag.

    Behovskartlegging

    NXTSTP Workshops er en digital dialogmetode med organisasjonen som tar for seg de utfordringer bedriften står foran. Metoden kartlegger og forankrer hvordan de ansatte jobber i dag og hvordan de ønsker å arbeide i fremtiden.

    Spørreundersøkelser

    Den klassiske spørreundersøkelsen er fortsatt relevant, og et nyttig verktøy for å få kvalitative data fra hele organisasjonen på konkrete temaer og spørsmål. Dette fungerer godt som et supplement til sensorsanalysen og den digitale NXTSTP workshopen, og kan bidra til å avdekke en del subjektive meninger i organisasjonen.

    Konseptutarbeidelse

    Etter at de perfekte lokalene er funnet må arbeidskonseptet konkretiseres. Sammen med en representativ arbeidsgruppe fra kunden utarbeider vi det passende konseptet tilpasset den enkelte bedriften. Dette er en omfattende prosess som krever erfarne rådgivere. Ta kontakt med First Mover Group for nærmere informasjon om hvordan vårt team kan bistå din bedrift.

    Konseptimplementering

    Den delen av prosessen der det oftest går galt er i implementeringsfasen av konseptet. Vi mener at dette er det viktigste steget, da det her handler om å transferere konseptet som er utarbeidet ut til alle de ansatte, slik at de får en forståelse for hvordan konseptet skal brukes, hvilke endringer det har fra tidligere konsept, samt hvilke fordeler det skaper for de ansattes arbeidsdag. Åpen og transparent kommunikasjon og det å sette av tilstrekkelig ressurser er nødvendig for å skape merverdi.

  • Byggteknisk rådgivning

    Beslutningsplan

    Selv om gårdeier som regel står for leveransene i byggeprosessen er det fortsatt en god del arbeid som gjenstår fra leietakeren sin siden. Våre byggtekniske rådgivere utarbeider en beslutningsplan og iverksetter prosesser som gjøre at leietaker kan besvare alle de spørsmål som kommer gjennom en byggeprosess slik at fremdriften kan opprettholdes.

    Byggregnskap

    Selv med en god kravspesifikasjon i kontrakten vil det komme tillegg og fratrekk i et byggeprosjekt. Vårt byggregnskap sørger for at kostnadene balanseres av besparelser i prosjektet og ser til at det ikke kommer noen overraskelser på kostnadssiden når lokalene står klare.

    Overtakelsesbefaring nye lokaler

    Våre byggetekniske spesialister bistår med å gå overtakelsesbefaring av de nye lokalene og å dokumentere avvik, samt å følge opp disse. På denne måten blir leveransen som planlagt og dokumentasjon til fraflytting blir ivaretatt.

    Tilbakelevering av gamle lokaler

    Våre byggetekniske spesialister loser bedriften gjennom avslutningen av det eksisterende leieforholdet og sørger for at eventuelle tilbakestillingskostnader blir på markedsmessige betingelser, at tidsfrister holdes og selvfølgelig god dokumentasjon av det hele.

    Vedlikeholdsplan

    Vi vet at mange små faktorer – fort multiplisert med 10 års leietid – kan bli langt mer økonomisk ressurskrevende enn forventet. Vi sikrer at forpliktelsene i leiekontrakten struktureres i en komplett vedlikeholdsplan, budsjetteres, innfris til rett tid og dokumenteres på en profesjonell måte.

  • Prosjektinnkjøp

    Selv med fokus på gjenbruk vil det i de fleste prosjekter være behov for mange innkjøp i forbindelse med en flytteprosess. Innkjøp av nye og brukte kontormøbler, AV utstyr, kaffeløsninger, FM tjenester kan utgjøre relativt store summer. Våre innkjøpsspesialister kjenner godt de markedene hvor innkjøp skal gjøres, og våre innkjøpsverktøy sørger for at vi unngår de vanlige fallgruvene og får best mulig pris.

Våre rådgivere

Våre rådgivere